Het declaratie-onderzoek onder 451 hoogopgeleide werknemers toont aan dat ongeveer de helft van de respondenten geregeld onkosten niet declareert. Soms gaat het om een paar euro, maar meer dan honderd euro komt ook voor en een enkeling laat zelfs 250 euro liggen. Gemiddeld gaat het jaarlijks om minimaal zestig euro aan reis-, lunch- en andere onkosten die in feite aan de werkgever worden geschonken.

Volgens een schatting van Intermediair wordt vermoedelijk jaarlijks zo'n 60 miljoen euro niet gedeclareerd. Daar staat tegenover dat waarschijnlijk zo'n driekwart miljard euro aan onkosten wél wordt teruggevraagd. Van degenen die niet alles declareren doet 62 procent dat voornamelijk niet omdat het om kleine bedragen gaat. Ook ‘vergeten' (44 procent) en het kwijtraken van de bon (25 procent) komen vaak voor. Niet alleen het invullen van formulieren - online of op papier - kost tijd, ook het controleren en uitbetalen van al die declaraties is tijdrovend. Daarom krijgen veel werknemers een vaste onkostenvergoeding. Overigens verandert de belastingwetgeving: vanaf 1 januari mogen bedrijven zonder overleg met de fiscus maximaal 1,4 procent van de totale loonsom aan vaste onkostenvergoeding geven. Daardoor wordt het voor een aantal bedrijven waarschijnlijk aantrekkelijker een standaardvergoeding te geven in plaats van te hannessen met bonnetjes en formulieren.

Sommige werknemers declaren juist te veel. Zes procent van de respondenten geeft aan wel eens ten onrechte uitgaven te hebben gedeclareerd, terwijl 28 procent vermoedt dat collega's dat doen. Deze frauderende collega's worden vooral verdacht van het ten onrechte eten op kosten van de werkgever, het declareren van spullen voor privégebruik, carpoolen waarbij meerdere inzittenden reiskosten declareren en het aanpassen van de bedragen op bonnetjes.

Wie fraudeert, loopt een gerede kans om door de mand te vallen, want bijna driekwart van degenen die declaraties moeten goedkeuren, gaat regelmatig of altijd na of de declaratie terecht is; slechts een paar procent doet dat nooit. Maar wie wordt betrapt, hoeft zelden te vrezen voor ontslag: werknemers die worden betrapt op onjuiste declaraties komen er bijna altijd met een waarschuwing vanaf. In een enkel geval wordt een betrapte fraudeur zelfs alsnog uitbetaald.